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Administration de biens : comment doper significativement sa rentabilité ?

Henry Buzy­Cazaux

Président de l’IMSI et Directeur Général de l’ISC Paris Business School

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Les métiers de syndics et de gestionnaires locatifs souffrent d’une concurrence accrue, exacerbée par l’arrivée d’outils digitaux, au cœur d’un marché où les clients sont toujours plus exigeants. Pour booster sa rentabilité, faut-il rogner sur ses marges, ou augmenter ses tarifs ?


Carlos Benitez, expert-comptable et Président de Comandex, ainsi que Patrice Durand, président de la société Conseil Approches et Stratégies Immobilières, livrent les clés d’une rentabilité optimisée : externalisation, outils digitaux et nouvelles tarifications. Découvrez comment optimiser votre modèle économique, et
trouver de nouveaux leviers d’amélioration.


1/ Un contexte difficile pour la rentabilité des syndics et des gestionnaires locatifs
2/ Les clés pour arriver à un niveau de rentabilité satisfaisant

Un contexte difficile pour la rentabilité des syndics et des gestionnaires locatifs

 

Comment se mesure la rentabilité chez les syndics et chez les gestionnaires locatifs ?


CARLOS BENITEZ -
Les syndics de copropriété signent des mandats d’une durée de un à trois ans. Ce sont des contrats courts, qui impliquent des prestations coûteuses en temps pour répondre à leur mission, définie dans l’article 18 de la loi de 1965 sur la copropriété. Pour officier, les syndics ont souvent besoin d’être en trinôme :

  • un gestionnaire,
  • une assistante,
  • un comptable.

Cela implique des coûts de main d’œuvre qui impactent le chiffre d’affaires.
Chez les syndics, cela représente entre 60 et 70% du chiffre d’affaires, auxquels ils faut ajouter 20% de charges de fonctionnement interne (location, frais généraux, assurances...), ce qui laisse donc entre 10 et 15% de marge brute maximale.

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Pour les gestionnaires locatifs, la situation est plus aisée : la facturation est généralisée. Elle découle d’un pourcentage appliqué au montant des recettes encaissés, qui se situe entre 4 et 8%, auxquels on ajoute diverses assurances (GLI, GRL...), ce qui fait un taux moyen de 7% hors taxes du loyer. Les charges ne sont pas les mêmes : le personnel pèse pour 50% du chiffre d’affaires. Les contrats sont aussi plus longs : d’une durée d’un an, ils bénéficient d’une reconduction tacite jusqu’à 29 ans, avec une faculté de résiliation annuelle.

En quoi les enjeux de gestion financière des syndics et gestionnaires sont complexes ?


Une problématique majeure émerge de ces professions : l’incapacité d’identifier les coûts. Pour y remédier, trois questions à se poser :

  1. Quelle est la contribution de chaque activité au chiffre d’affaires ?
  2. Quels sont les effectifs nécessaires pour chaque activité ?
  3. Quels sont les frais réels, comme les équipements bureautiques ?

En y répondant, on pourrait en tirer un résultat d’exploitation par métier.

 

PATRICE DURAND - Pour être plus spécifique, il faut aussi se pencher sur chaque métier.
Pour les syndics, la facturation repose sur un système d’honoraires par lot principal. Mais deux facteurs sont souvent oubliés : la taille et la complexité de l’immeuble. Prendre en compte le nombre de lots « principaux », que sont les appartements et commerces, ne suffit pas. On laisse les parkings, caves et espaces communs en dehors du calcul. Pour faire une proposition, beaucoup de syndics s’alignent sur les prix de la concurrence : ce mode de facturation est déconnecté de la gestion et de la charge de travail réelles.

La marge des syndics s’appuyait généralement sur le placement de fonds confiés. Mais avec la crise et la chute des taux d’intérêt, la profession est touchée de plein fouet par la situation financière morose actuelle. L’activité de syndic de copropriété s’avère être souvent la moins profitable pour un cabinet immobilier.

Quant aux gestionnaires locatifs, ils touchent 6% HT en moyenne par bien, sans honoraires complémentaires. La rémunération n’est pas affectée à des tâches précises, ou répartie par client.
De même, le gestionnaire gère des prestations dites « non-habituelles » : devis pour des travaux, déclaration de sinistre auprès des assurances, conseil et aide à la déclaration des revenus, constitution de dossiers pour l’Anah, gestion des contentieux… Autant de prestations qui pourraient être facturées, et qui ne le sont pas.
Si un lot reste vacant, aucun loyer n’est reversé, et le gestionnaire ne perçoit rien. Pendant ce temps, il travaille tout de même : il demande des devis, par exemple, et n’est pas rémunéré pour ces missions. Il faut donc identifier toutes ces opportunités.

Quel a été l’impact de la loi ALUR ?


PATRICE DURAND
- La
loi ALUR a imposé aux syndics des processus et activités de gestion qu’ils n’ont pas eu la faculté de facturer aux propriétaires. Cela englobe entre autres :

  • la mise en place d’un extranet,
  • la mise à jour annuelle de l’immatriculation,
  • l’établissement de fiches synthétiques,
  • la gestion des fonds de travaux sur des comptes bancaires séparés pour chaque copropriété.

Sur cette dernière activité, on dédouble tout simplement le travail de gestion des comptes bancaires.

Pour les gestionnaires locatifs, la situation est particulière, et encore plus en région parisienne. L’encadrement des honoraires de location est entré en vigueur : on passe d’un pourcentage sur le loyer à un prix au mètre carré, qui est de 12€ du mètre carré, et trois euros par état des lieux maximum.

D’un point de vue plus global, le plafonnement des loyers a aussi généré un désintérêt des bailleurs à rester sur le marché locatif. Avec des taux de rentabilité si peu intéressants, les propriétaires préfèrent revendre les biens plutôt que de les remettre en location, une fois l’occupant parti. Les gestionnaires locatifs souffrent donc de ce désintérêt pour le marché.


Les clés pour arriver à un niveau de rentabilité satisfaisant


Globalement, deux leviers permettent d’augmenter sa rentabilité :

  • Augmenter les honoraires, ce qui augmente mécaniquement le chiffre d’affaires
  • Optimiser ou réduire ses coûts de fonctionnement en interne

 

Faut-il s’orienter vers un changement de paradigme de la comptabilité ?


CARLOS BENITEZ
- Il faut impérativement
prendre en compte les qualités techniques de chaque immeuble, et se déconnecter d’un tarif au lot principal : l’état de l’immeuble va nécessairement faire évoluer le nombre de vacations prévues dans le contrat. Il faut définir le prix de ces vacations au plus juste. Pour cela, il y a toutefois une condition préalable : les cabinets doivent connaître le coût de revient au lot au plus juste.

PATRICE DURAND - Il faut absolument changer de paradigme. Il ne faut plus raisonner par lot, mais par mission. Chaque mission a une nature différente, et est exécutée un certain nombre de fois. Il faut se défaire de la logique du coût par lot, qui est en décorrélation avec la réalité. Il faut prendre en compte de nouveaux paramètres :

  • le nombre de contrats gérés,
  • le temps passé sur les lieux,
  • la présence d’un gardien,
  • le nombre de contentieux…

La réalité de la copropriété doit entrer en compte dans le chiffrage du contrat « tout sauf ».

Les principales qualités d’un syndic sont sa réactivité et sa rigueur. Seules 9% des personnes interrogées ont mentionné le prix. Les syndics ont donc la possibilité d’augmenter les tarifs. David Rodigues, juriste à la Consommation Logement Cadre de vie (CLCV) et membre du Conseil National de la Transaction et de la Gestion Immobilières (CNTGI)

Comment estimer ses honoraires au plus juste ?
Il faut identifier précisément :

  • le nombre de lots effectifs
  • le niveau des honoraires par rapport au budget à l’année
  • le nombre de contrats prestataires gérés par la copropriété

Faut-il revoir sa tarification ?


PATRICE DURAND
- Les
syndics ont fait face, suite à l’entrée en vigueur de la loi ALUR, à la mise en place d’un contrat de type « tout sauf ». Ils ont donc aujourd’hui la possibilité de facturer la gestion des sinistres, des impayés, la constitution de dossiers pour l’Anah, en accord avec l’annexe 2 du décret n°2015- 342, relatif au contrat type de syndic de copropriété. Les gestionnaires locatifs, quant à eux, doivent revisiter les mandats de gestion qui correspondent à des prestations non-habituelles, mais qui donnent lieu à un vrai travail. Il en va de même pour les sinistres d’assurance : l’aide à la déclaration, la gestion des frais de contentieux, etc. Il faut donc qu’ils revoient leur offre de service.

Trois alternatives à la révision de son offre de gérance locative :

  • Une offre limitée en termes d’options, alignée sur les tarifs concurrents
  • Une offre intermédiaire, disposant d’options tarifées
  • Une offre haut de gamme, dont la tarification est de 9%, qui inclut toutes les options. Cette dernière offre a rencontré un taux d’adhésion d’environ 90% : le prix restera le même pour le propriétaire, quel que soit le nombre de prestations effectuées sur son bien.

Comment facturer 100% des missions ?


CARLOS BENITEZ
- Il existe de la déperdition de facturation, chez les syndics et gestionnaires locatifs. Ce sont des oublis malheureusement fréquents, lorsqu’un professionnel exécute une vacation de suivi de sinistre, de travaux, qu’il règle des contentieux ou affranchisse un courrier.

Quelles solutions ?

  • Mettre en place un outil de suivi des temps,
  • Accompagner la direction,
  • Améliorer les process interne, et mettre l’accent sur la relation service gestion-service comptable,
  • Mettre en place des outils de reporting,
  • Penser dématérialisé, et adopter des outils comme la signature électronique

Faut-il sélectionner ses biens ?


PATRICE DURAND
- Les professionnels ont, globalement, tendance à accepter tous les mandats qui se présentent. Pourtant,
la sélection est la clé. Deux étapes sont ici essentielles :

  • évaluer la qualité des biens
  • procéder à une analyse tridimensionnelle, comme cité précédemment.

Analyser la qualité des biens est crucial : les travaux, fuites et la vétusté générale peuvent influer sur le nombre de vacations et interventions que le professionnel devra effectuer. Opter pour des biens de qualité permet de s’assurer que la gestion sera plus fluide et simple.

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L’externalisation est-elle pertinente pour faire évoluer son modèle de ressources ?


CARLOS BENITEZ
- Il faut
optimiser la masse de personnel par rapport au portefeuille géré. Un comptable peut, par exemple, gérer seul entre 1000 et 2000 lots. Le personnel sera sous-exploité si le cabinet ne gère que 500 lots. Il faut assouplir certaines fonctions et raisonner en fonction du portefeuille, plutôt qu’en termes d’ETP.

Quelles tâches externaliser ?

  • Comptabilité
  • Archivage
  • Gestion de contentieux
  • Gestion du back office

Quels outils de productivité digitaux mettre en place ?


PATRICE DURAND
- Il faut
optimiser des processus de backoffice, dont la comptabilité, adopter des outils de facturation et de saisie des données, et numériser ses factures pour les rendre disponibles et faciliter la gestion.

CARLOS BENITEZ - Il faut passer à la dématérialisation, et au coffre-fort électronique. La dématérialisation permet de remplacer petit à petit le papier par une gestion documentaire sur les serveurs d’entreprise, ou dans un cloud externalisé. Cette démarche facilite l’accès aux documents liés à la gestion des immeubles, de les partager plus facilement tout en diminuant les risques de perte, et en optimisant la place dans les bureaux. Les syndics peuvent mettre en ligne le règlement de copropriété, les ordres de services, et mettre en place les états de rapprochement bancaire, dans une optique de transparence.

La mise en place d’outils digitaux dans les métiers de l’immobilier, pour syndics ou gestionnaires locatifs, vous permet de :

  • gagner en efficacité,
  • optimiser vos coûts,
  • mettre en avant votre savoir-faire, pour légitimer votre présence aux côtés du client.


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carlos-benitez

Carlos Benitez est expert-comptable, et président de la société Comandex, dédiée à la gestion administrative et comptable des activités de gérance locative et syndic de copropriété.
Son objectif : apporter son savoir-faire pour améliorer la qualité comptable des syndics de toute taille, notamment en apportant les bonnes pratiques pour augmenter la transparence financière et comptable des cabinets immobiliers.


patrice-durand
Patrice Durand est président de la société Conseil Approches et Stratégies Immobilières.
Son objectif : fort d’une solide expérience d’audits et de nombreuses missions organisation & développement destinée aux dirigeants de cabinets immobiliers, son objectif est de faciliter la croissance pour ses clients.

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